College van B en W Richtlijnen persvoorlichting

Persberichten van de gemeente Utrecht worden verstuurd door de afdeling bestuurscommunicatie. Ze worden gepubliceerd op www.utrecht.nl/nieuwsberichten en getwitterd door de account gemeente Utrecht.

Toetsstenen bij de persberichten en de woordvoering van de gemeente:

  • relevantie (is dit van belang voor de burger)
  • nieuwswaarde (is dit nog niet bekend)
  • openheid (pro-actief naar buiten gaan)
  • transparantie (vertel het hele verhaal) 

De persberichten worden getoetst de richtlijnen voor persberichten (zie bijlage 1 van het document 'Richtlijnen persvoorlichting').

Interne richtlijnen voor onze omgang met de media

Richtlijnen persvoorlichting (pdf, 55 kB)
Versie december 2015, update van versie 3 april 2012

Uitgangspunten

Er zijn uitgangspunten voor het opstellen van persberichten en de woordvoering van de gemeente Utrecht. In de bijlagen staan de praktische werkinstructie voor medewerkers.

  1. Openbaarheid en uitzonderingen daarop

    Alle gemeentelijke informatie is in principe openbaar. Openbaarheid staat in dienst van het recht op informatie en de publieke controle op overheidshandelen. Iedereen kan op basis van de wet Openbaarheid van bestuur (WOB) informatie opvragen. In de WOB zijn twee soorten uitzonderingen op de openbaarheid vastgelegd. Bij absolute uitzonderingsgronden zoals bedrijfs- en fabricagegegevens of gevoelige persoonsgegevens wijkt de openbaarheid zonder meer. Daarnaast zijn er relatieve uitzonderingsgronden zoals de bescherming van economische of financiële belangen, opsporingsbelangen of privacybelangen. In die gevallen maakt de gemeente een afweging tussen het algemene belang van openbaarheid en de bescherming van andere belangen die in het geding kunnen zijn.
  2. Betrouwbaarheid gemeentelijke informatieverstrekking

    De informatie die de gemeente verstrekt in mediagesprekken, persconferenties, persberichten, interviews en ingezonden stukken is integer (naar eer en geweten verstrekt), verifieerbaar, eenduidig en begrijpelijk.
  3. Raad en Griffie

    Bij collegevoorstellen waarover de gemeenteraad zich nog moet uitspreken, maakt het college in zijn communicatie expliciet het voorbehoud van besluitvorming door de raad. Hiermee is de rolverdeling tussen college en raad en de fase van besluitvorming duidelijk. Over zaken die het onderwerp zijn van een initiatiefvoorstel van de raad, communiceert het college niet, maar laat dit aan de raad(sfracties). Het collegeadvies over een initiatiefvoorstel wordt bij voorkeur pas openbaar op het moment dat dit geagendeerd is voor een raadsbijeenkomst als één van de documenten behorende bij het raadsvoorstel. Nadat er een raadsbesluit over het initiatief is genomen vermeldt het college in zijn communicatie, waar mogelijk en relevant, dat dit een raadsinitiatief betreft.
  4. Bestuurlijke verantwoordelijkheid

    Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle persvoorlichting namens het college. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over wie waarover wanneer naar buiten treedt en dat is tijdig afgestemd met betrokken bestuurders en waar nodig met externe partners.
  5. Mediabenadering en woordvoering

    De gemeente voorziet de media actief van relevante, nieuwswaardige, informatie, onder meer met persberichten, persgesprekken, werkbezoeken of interviews. Dit loopt uiteen van de berichten uit de wekelijkse B&W vergadering tot aankondigingen van werkzaamheden in de stad. Voor nieuwswaarde wordt gekeken naar wat dit nieuws anders maakt dan alles wat al bekend is. Voor relevantie wordt gekeken naar het persoonlijk belang van het publiek in relatie tot bepaalde trends of maatschappelijke ontwikkelingen.
    In de persberichten zit een evenwicht tussen vooruitkijken (plannen, nieuw beleid) en terugkijken (evaluaties, uitvoering) en zowel positief als negatief nieuws wordt actief naar buiten gebracht. Bij belangrijke onderwerpen worden raadsleden eerder of tegelijkertijd met de pers geïnformeerd middels een raads- of commissiebrief.
    De beantwoording van persvragen loopt via bestuurscommunicatie. Medewerkers verwijzen bij een vraag van een journalist door naar bestuurscommunicatie (bestuurscommunicatie@utrecht.nl of 030 - 286 11 32). Zie ook bijlage 2 in het document 'Richtlijnen persvoorlichting'.
    De communicatieadviseur van de griffie beantwoordt ook persvragen inzake raadsaangelegenheden.
  6. Embargo en exclusiviteit

    Embargo's worden opgelegd bij het uitreiken van (gemeentelijke) onderscheidingen en als het ingewikkelde stukken betreft waarover de media vooraf kennis kunnen nemen om gericht vragen te kunnen stellen. De gemeente Utrecht hanteert bij een embargo de regels die de Raad voor de Journalistiek hiervoor heeft opgesteld (zie bijlage 3 in het document 'Richtlijnen persvoorlichting'). Het embargo bedraagt maximaal 24 uur; hierbij is geen onderscheid tussen de media. Wel kunnen voorgesprekken plaatsvinden met bijvoorbeeld weekbladen, zodat zij het nieuws tegelijk kunnen brengen met de andere media.
  7. Alertheid op mediagevoelige onderwerpen

    Ambtenaren, communicatieadviseurs, bestuurscommunicatieadviseurs en perswoordvoerders signaleren belangrijke ontwikkelingen in de eigen portefeuille, waar de media interesse in kan hebben en stemmen onderling af hoe de gemeente hiermee naar buiten kan.

Hulp en contact Persrichtlijnen

Opmerkingen?

Telefoon

030 - 286 11 32

Suggesties per e-mail

bestuurscommunicatie@utrecht.nl