Locatieprofielen evenementen

We vinden het belangrijk dat Utrecht een levendige en leefbare stad is en blijft. Evenementen helpen daarbij. Ze zorgen voor ontmoeting, ontspanning en laten mensen kennismaken met kunst, sport en cultuur. Maar soms zijn er ook nadelen. Bijvoorbeeld doordat er geluidsoverlast is, er veel evenementen kort achter elkaar plaatsvinden en het gras onvoldoende tijd heeft om te herstellen. Daarom gaan we per locatie regels opstellen, dit noemen we locatieprofielen.

We stellen regels op voor de volgende 10 locaties: Domplein, Lucasbolwerk, Stadhuisplein, park Lepelenburg, park Transwijk, activiteitenveld van het Maximapark, activiteitenveld van het Griftpark, Wilhelminapark, Julianapark en recreatieplas Strijkviertel.

Voorstel voor nieuwe beleid

We hebben de locatieprofielen uitgewerkt. We werken aan nieuw beleid voor evenementen die buiten plaatsvinden. Het voorstel voor dit nieuwe beleid is naar de gemeenteraad gestuurd. De gemeenteraad neemt op basis van dit voorstel een besluit.

Bekijk het voorstel voor het nieuwe beleid

Wat houdt het nieuwe beleid in?

Als de gemeenteraad akkoord gaat met het voorstel van het college, ziet het nieuwe beleid er in grote lijnen zo uit:

  • Op 10 evenementenlocaties komen regels voor geluid, aantal en duur van evenementen, en rusttijden.
  • Van 1 november t/m 31 maart mogen geen middelgrote, grote of zeer grote evenementen plaatsvinden in de parken Lucasbolwerk, Transwijk, Lepelenburg, Griftpark, Wilhelminapark, Julianapark, Maximapark activiteitenveld.
  • Zijn er meer aanmeldingen van evenementen voor dezelfde datum op dezelfde locatie? Dan gaan we in gesprek met organisatoren om te kijken of een evenement op een andere datum of locatie kan plaatsvinden. Lukt dit niet? Dan gaan we evenementen beoordelen op de inhoud. Een adviescommissie kijkt dan naar 4 punten: de waarde van het evenement voor de stad, aanbod voor verschillende doelgroepen, duurzaamheid en toegankelijkheid. Dit geldt voor alle evenementenlocaties in de stad. We beginnen hiermee bij het opstellen van de reserveringskalender voor evenementen in 2025.
  • Er zijn 7 evenementen die elk jaar sowieso een plaats krijgen op de reserveringskalender. Dat zijn Koningsdag- en nacht, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Keti Koti-herdenking en -viering, Utrecht Canal Pride, viering van Sint Maarten en de intocht van Sinterklaas.

Meedenken

De afgelopen maanden konden omwonenden, organisatoren, bezoekers, ondernemers, stichtingen en andere geïnteresseerden op verschillende manieren meedenken over regels voor evenementen. We organiseerden een algemene informatiebijeenkomst op 19 juni. Daarnaast stonden we op de 10 locaties met onze bakfiets om bezoekers van de locaties een aantal vragen te stellen. En konden Utrechters een korte vragenlijst via online participatieplatform DenkMee invullen. Meer dan 900 mensen hebben de vragenlijst ingevuld, zijn bij de locatiebezoeken geweest of bij de informatiebijeenkomst.

Meedenkniveaus

Het opstellen van regels voor evenementen doen wij op basis van onderzoek en door in gesprek te gaan met de stad (in een meedenktraject). We gebruiken hierbij de Utrechtse Participatieleidraad (pdf, 284 kB). Hier staan 3 niveaus van meedenken in: raadplegen, advies vragen en mede-ontwikkelen. Voor dit project gebruiken we het niveau raadplegen. Dit betekent dat de gemeente betrokkenen vraagt om idee├źn, meningen en ervaringen. We gebruiken deze reacties van betrokkenen om onze plannen te maken of te verbeteren. We verzamelen de reacties per locatie, maar ze zijn voor de gemeente niet bindend.

Onderzoeken

In 2023 onderzochten we flora en fauna, bodem en bomen en muziekgeluid. Deze 3 onderzoeken zijn de basis voor de nieuwe regels die we voor 10 evenementenlocaties opstellen. Samen met de resultaten meedenkbijeenkomsten en de ervaring die we binnen de gemeente hebben met evenementen.

Dit onderzoek laat zien dat de georganiseerde evenementen het groen en de insecten en dieren niet blijvend verstoren. Wel staan in het onderzoek per locatie stroken waar beter geen evenementen kunnen plaatsvinden. Ook staat in het onderzoek waar organisatoren extra maatregelen moeten nemen om de flora en fauna te beschermen.

Dit onderzoek toont een verschillend beeld van de gezondheid van bodem en bomen op de 10 locaties. Het onderzoek adviseert het instellen van een rustperiode van 3 weken na elk evenement in parken. Zo kan het gras herstellen. Advies is ook om geen grote evenementen te houden in parken in de winter. Zo voorkomen we onherstelbare schade aan de parken. Tot slot adviseert dit onderzoek om de ruimte onder de bomen niet zwaar te belasten en op deze manier de boomwortels en boomstam beter te beschermen.

Uit dit onderzoek blijkt dat de geluidsoverlast niet alleen ervaren wordt door de hoogte van het geluidsniveau. Ook informatie over het evenement, hoe lang het duurt, het aantal evenementen dat per jaar plaatsvindt, de rustperiode tussen evenementen en de betrokkenheid die mensen voelen bij het evenement, spelen mee.

Op dit moment zijn er geen maximum aantallen muziekevenementen. Het onderzoek adviseert om grenzen te stellen aan het aantal dagen waarop evenementen muziekgeluid mogen afspelen. En daarbij goed te kijken naar de grootte van het evenement. Ook adviseert het onderzoek om het maximale geluid te verlagen bij andere soorten evenementen waar muziekgeluid is. Zoals een foodtruckfestival of een sportevenement. Net als het aantal keren dat dit is toegestaan. Het advies is ook om meer ruimte te geven aan kleine evenementen met weinig muziekgeluid.

Vervolgonderzoeken

Ook in 2024 gaan we onderzoeken doen en houden we de gevolgen van evenementen heel goed in de gaten.

Planning

Wat gebeurt wanneer?
WanneerWat
April - mei 2024bespreken in gemeenteraad
Juni 2024besluit gemeenteraad
Juli 2024besluit college van burgemeester en wethouders
Augustus - september 2024organisatoren melden zich aan voor kalender 2025
September - november 2024gemeente boordeelt aanmeldingen aan de locatieprofielen
December 2024burgemeester stelt reserveringskalender voor 2025 vast

Wat is er al gedaan?

  • 25 maart 2024: versturen beleid naar gemeenteraad
  • Augustus - december 2023: uitwerken voorwaarden/regels en besluit gemeente over vaststellen voorwaarden/regels evenementen voor 10 locaties
  • 13 december 2023: informatiebijeenkomst
  • 29 november 2023: informatiebijeenkomst locatieprofielen voor organisatoren
  • 22 augustus 2023: informatiebijeenkomst evenementenorganisatoren
  • Maart - juli 2023: onderzoek meedenken
  • 2 juni t/m 17 juli 2023: vragenlijst online participatieplatform DenkMee
  • 21 juni t/m 5 juli 2023: 10 locatiebezoeken
  • 19 juni 2023: informatiebijeenkomst
  • 2018-2020: we hebben concept-profielen gemaakt voor evenementen. Door corona konden we de profielen niet definitief maken. Bekijk de concept-locatieprofielen en de informatie uit 2018-2020

Vragen?

Hebt u een vraag of opmerking die u graag wilt delen met de ons? Stuur dan een e-mail naar locatieprofielenevenementen@utrecht.nl.

Hulp en contact Meedenken gebruik evenementenlocaties

Bezoekadres

(alleen op afspraak)
Stadsplateau 1, Utrecht