Informatie voor professionals Backofficevragen

De gemeente werkt met boekjaren. Dit betekent dat kosten van activiteiten binnen trajecten worden toegerekend aan het jaar waarin de activiteit is uitgevoerd. Dit geldt voor zowel aanbieders waarmee we afspraken hebben gemaakt op PxQ basis als voor aanbieders met zogenaamde vierkantsafspraken (lumpsumfinanciering).
Meer informatie hierover is te vinden op de website van de VNG.

Is een onderhanden werk (OHW) opgave aan het einde van het jaar nodig?

Ja, dat is nodig voor het bepalen van de productie en kosten in een boekjaar. Elke aanbieder maakt per einde van het jaar een berekening van het onderhanden werk voor de gemeente Utrecht. Voor alle openstaande (dus nog niet gedeclareerde) trajecten wordt aan de reeds uitgevoerde en geregistreerde activiteiten het gecontracteerde tarief/eenheid toegerekend en opgeteld tot het OHW. Dit is de waarde van aantal minuten, verblijfsdagen en overige verrichtingen in alle nog niet afgesloten DBC’s, plus de eventuele waarde van al wel afgesloten maar nog niet gefactureerde DBC’s. Voor zorgaanbieder met lumpsumfinanciering hebben we geen tariefafspraken gemaakt. De aanbieder hanteert een gemiddeld uurtarief passend bij de contractafspraken in DBC’s en/of Generalistische Basis GGZ. Aanbieders volgen dan de bedrijfseconomische juistheidsoverwegingen die ze ook in het kader van de jaarrekening moeten volgen.

Op welke manier maakt de gemeente afspraken met zorgaanbieders?

Via het berichtenverkeer delen wij alle informatie met zorgaanbieders, op basis waarvan wij de zorg kunnen monitoren en, waar nodig, (bij)sturen.

We kennen binnen het berichtenverkeer iJw de volgende berichten:

Soorten berichten
Bericht

Titel

Jw301

Toewijzing

Jw302

Toewijzing retour

Jw303

Declaratie/factuur

Jw304

Declaratie/factuur retour

Jw305

Start hulp/ondersteuning

Jw306

Start hulp/ondersteuning retour

Jw307

Stop hulp/ondersteuning

Jw308

Stop hulp/ondersteuning retour

Jw315

Verzoek om toewijzing

Jw316

Verzoek om toewijzing retour

Jw321

Declaratie/factuur Jeugd GGZ

Jw322

Declaratie/factuur Jeugd GGZ retour

De gemeente Utrecht werkt momenteel met versie 2.0 van de berichtenstandaard iJw en heeft de mogelijkheid alle bovengenoemde berichten te ontvangen, versturen en te verwerken. In 2017 wordt overgeschakeld op versie 2.1 van het berichtenverkeer.

Informatieberichten rondom zorg accepteert gemeente Utrecht alleen via deze berichtenstandaard. Dit betekent dat zorgaanbieders alleen via Vecozo met de gemeente kunnen communiceren, wanneer er gegevens over zorg worden uitgewisseld. Meldingen via pdf-, Word- of Exceldocumenten (bijvoorbeeld facturen, verzoeken om toekenning, meldingen aanvang zorg of meldingen uit zorg) worden niet verwerkt. Hier vindt u ook alle informatie over de invulling van de berichten.

Hoe kan ik toewijzingsberichten (Jw301) ontvangen en lezen?

Een doorverwijzing vanuit het buurtteam wordt in de vorm van een toewijzingsbericht (Jw301-bericht) via het Jw-berichtenverkeer naar de zorgaanbieder gestuurd. Om van het berichtenverkeer gebruik te kunnen maken, moet uw organisatie aangesloten zijn bij Vecozo. Daarnaast moet u over een softwarepakket beschikken, dat de toewijzingsberichten kan inlezen. De VNG heeft een app ontwikkeld om deze berichten te kunnen versturen en ontvangen. U kunt ook gebruik maken van de gratis berichtenconverter, die u op de website van iStandaarden vindt. Daar vindt u ook alle informatie over de invulling van de berichten.

Op de website van Vecozo vindt u ook veel informatie over het berichtenverkeer. 

Hoe zit het met cliënten die niet door het buurtteam zijn doorverwezen?

Toegang tot aanvullende zorg verloopt via buurtteams, via huisarts, jeugdarts en medisch specialist of via de rechter of gecertificeerde instelling. Alle verwijzers zijn gehouden aan het door de gemeente gecontracteerde aanbod, waarover afspraken zijn gemaakt met verwijzers en gemeente. Een verwijzer hoeft bij de gemeente Utrecht geen melding te doen wanneer een kind wordt aangemeld voor behandeling of onderzoek. Onder de voorwaarden dat er sprake is van een verwijzing door een van de wettelijke verwijzers en de zorg van de cliënt geboden kan worden binnen het overeengekomen budgetplafond. Bij doorverwijzingen via andere kanalen dan het buurtteam of de Regionale Toegang, ontvangt u geen iJW toewijzingsbericht.

Wanneer een cliënt via een ander kanaal dan het buurtteam is toegewezen, moet een zorgaanbieder de cliënt bij de gemeente Utrecht melden via een Verzoek om Toewijzing (Jw315). De gemeente verzorgt vervolgens een toewijzingsbericht (Jw301). U kunt de toegewezen zorg direct inzetten en hoeft niet te wachten op het gemeentelijke toewijzingsbericht, voordat u start met het bieden van zorg. Het toewijzingsbericht wordt op productcategorie afgegeven.

Wanneer stuur ik een declaratiebericht (Jw303 / Jw321)?

U stuurt (bij voorkeur) maandelijks en binnen één maand na de periode waarover wordt gedeclareerd een Jw303-declaratiebericht. In het bericht geeft u aan de geleverde omvang van zorg voor de productcode in de bijbehorende eenheden per cliënt maal het tarief.

Een Jw321 gebruikt u voor declaraties vanuit de Jeugd-GGZ (basis en gespecialiseerde GGZ). Bij een Jw321-bericht declareert u niet maandelijks, maar aan het einde van het zorgtraject.

Wat geef ik op in een declaratiebericht (Jw 303 / Jw321)?

Wij verwachten in de declaratieberichten de door u geleverde zorg in de vorm van de juiste productcodes, met daarbij de werkelijk geleverde omvang (uren, dagdelen, etmalen, product of DBC), en het met u overeengekomen tarief.

Wat als ik (nog) niet kan werken met de iStandaarden?

De gemeente Utrecht accepteert vanaf 2016 informatieberichten rondom zorg alleen via de berichtenstandaard iJw. Dit betekent dat u alleen via Vecozo met de gemeente kunt communiceren, wanneer u gegevens over zorg met ons uitwisselt. Meldingen via pdf-, Word- of Exceldocumenten (bijvoorbeeld facturen, verzoeken om toekenning, meldingen aanvang zorg of meldingen uit zorg) verwerken we niet.

Wat moet ik doen met het bestellingnummer en het  verplichtingennummer, ontvangen van de gemeente?

De mail, waarin  het verplichtingen- of bestellingnummer wordt vermeld, geeft feitelijk alleen aan dat er een budget voor u is klaargezet. U hoeft dit nummer niet te vermelden in het Jw303 of Jw321-declaratiebericht.

Wat is een beschikkingennummer?

Iedere toewijzing (Jw301) naar aanvullende zorg door de gemeente krijgt een uniek nummer, het zogenaamde beschikkingennummer. Dit nummer wordt zowel in het toewijzingsbericht als in de verwijsbrief vermeld. Met dit nummer kunnen de zorgtoewijzing en –declaratie met elkaar vergeleken worden. U moet dit nummer daarom vermelden in uw declaratie.

Wat is de gemeentecode van de gemeente Utrecht?

De gemeentecode van de gemeente Utrecht is 344.

Mijn administratieve gegevens zijn gewijzigd. Hoe geef ik dit door?

Wijzigingen in de administratieve gegevens (bijv. AGB-code, adres, bankrekeningnummer) kunt u doorgeven via  backofficezorg@utrecht.nl. Wanneer uw rekeningnummer wijzigt, moet u een scan van een bankafschrift meesturen zodat wij de tenaamstelling kunnen verifiëren.

Hulp en contact

Telefoon
14 030

E-mail
backofficezorg@utrecht.nl