Beleid voor samenwerken
De gemeente is er voor alle Utrechters. De gemeente doet veel voor een fijne stad. Maar we kunnen dat niet alleen. Daarom maken we beleid om de gemeente en Utrechters te laten samenwerken om de stad nog beter te maken. We noemen dat: Samen stad maken. Iedereen die in Utrecht woont, werkt, studeert, leeft en geniet maakt de stad Utrecht.
Met Utrechters bedoelen wij bewoners, maar ook toekomstige bewoners, bezoekers, maatschappelijke organisaties en commerciële organisaties in de gemeente Utrecht.
Samen staan we sterker
De stad groeit en blijft zich ontwikkelen. Wij willen plannen maken die aansluiten bij de wensen en behoeften van de Utrechters waar we het voor doen. De gemeente heeft veel kennis en ervaring, maar wij weten en kunnen niet alles zelf. We combineren graag alle kennis en ervaring die er in Utrecht is. Samen maken we de stad nog mooier, socialer en sterker. Een stad waar we allemaal trots op zijn!
Meer invloed en verantwoordelijkheid voor Utrechters
De gemeente wil Utrechters graag meer invloed en verantwoordelijkheid geven waar dat kan. Een paspoort uitgeven of belasting heffen, daar is de gemeente wettelijk verantwoordelijk voor. Dat mogen we niet aan de stad overlaten. Maar er is nog genoeg dat Utrechters wel zelf kunnen en mogen doen. We moedigen Utrechters aan zich in te zetten voor hun buurt, wijk of de stad. Is daarbij ondersteuning van de gemeente nodig? Dan bieden we die waar dat mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan kennis, spullen of geld.
Voorbeelden van wat Utrechters al zelf doen:
- een groenstrook of boomspiegel in de straat onderhouden
- zwerfvuil opruimen in de buurt, waarbij de gemeente afvalknijpers uitleent
- een sporthal, sportveld of clubhuis zelf beheren
- een ondergrondse vuilcontainer adopteren: schoonhouden en regelmatig aanstampen
- een straat- of buurtfeest organiseren
- als vrijwilliger helpen op school, bij de kinderboerderij of bij een buurt- of verzorgingshuis
Is alleen de gemeente bevoegd en verantwoordelijk? Dan kunnen we dit niet door Utrechters laten doen. Maar ook dan willen we dat onze plannen en de uitvoering zo veel mogelijk aansluiten bij de Utrechters waar we het voor doen. Daarom stellen we daarover vragen aan alle belanghebbende Utrechters. We noemen dat peilen.
Manieren van samenwerken
We hebben een indeling gemaakt van verschillende manieren om samen te werken. Het werkt als een kompas en geeft richting aan de gewenste manier van samenwerken. Dit kompas zorgt ervoor dat we vaker kiezen voor meer invloed van Utrechters. Samen met Utrechters kiezen we de best passende manier om samen te werken voor dat moment. Zo is voor iedereen duidelijk hoe we samen stad maken en wie waarvoor verantwoordelijk is of mag zijn.
Welke manieren zijn er?
Utrechters zijn verantwoordelijk
De gemeente heeft alleen een controlerende of wettelijke rol zoals een vergunning verlenen of handhaven.
Utrechters nemen initiatief en verantwoordelijkheid. De gemeente geeft alleen subsidie of stelt ruimte of andere hulpmiddelen beschikbaar. Hierover maken we afspraken met de initiatiefnemers.
Het initiatief en de verantwoordelijkheid ligt bij de Utrechters. De gemeente werkt mee door bijvoorbeeld mee te denken en informatie en ervaring te delen. De gemeente kan ook subsidie geven. De gemeente maakt hierover afspraken met de initiatiefnemers.
Utrechters en gemeente zijn samen verantwoordelijk
Utrechters en de gemeente werken samen. Ze zijn allebei verantwoordelijk binnen gemaakte afspraken. Ze houden ook allebei rekening met de wensen van de verschillende Utrechters.
Gemeente is verantwoordelijk
De gemeente is verantwoordelijk. We nodigen Utrechters uit om samen te werken. We zorgen daarbij dat verschillende wensen en verschillende groepen Utrechters betrokken zijn. De gemeente neemt uiteindelijk een afgewogen besluit.
De gemeente is verantwoordelijk. We doen een peiling onder veel verschillende Utrechters. Dit betekent dat de gemeente op verschillende manieren (online en offline) vragen stelt. Bijvoorbeeld op straat of in gesprekken met kleinere groepen mensen met verschillende wensen. Zo horen we ook geluiden die ons niet vanzelf bereiken en laten we Utrechters met elkaar in gesprek gaan. We gebruiken ook signalen die we al hebben vanuit de stad. Op basis van dit brede onderzoek naar alle wensen, neemt het college en/of de raad een afgewogen besluit.
De gemeente voert een wettelijke taak uit die alleen de gemeente mag uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan de uitgifte van paspoorten.
Wanneer welke manier?
Bij elke samenwerking bepaalt de gemeente samen met Utrechters welke manier van samenwerken het meest geschikt is. Dat doen we door vragen te beantwoorden, volgens onderstaand schema.
Begin bij vraag 1. Daarna zie je welke vragen je nog meer moet beantwoorden.
Is er in deze fase een besluit van de gemeente nodig over de kaders, randvoorwaarden of doelen? Bijvoorbeeld vanwege tegenstrijdige belangen of omdat alleen de gemeente bevoegd is?
Ja: ga naar vraag 2.
Nee: ga naar vraag 6.
Willen we de vraag of het plan verder onderzoeken met Utrechters? En is daar tijd en geld voor?
Ja: ga naar vraag 3.
Nee: de meest geschikte manier is ‘gemeente aan zet’.
Is het nodig het plan eerst duidelijker te maken?
Ja: de meest geschikte manier is ‘peilen’.
Nee: ga naar vraag 4.
Kan het bestuur het beleid veranderen als dat nodig is voor deze vraag of dit plan? Of voor deze plek?
Ja: ga naar vraag 5.
Nee: de meest geschikte manier is ‘peilen’.
Is er een representatieve groep eindgebruikers waarmee het plan of de uitvoering samen te maken is? Of gaat het om een buurt waar wij extra investeren in verbinding om tot die groep te komen? En is er tijd en geld voor een goed proces?
Ja: de meest geschikte manier is ‘burgerparticipatie’.
Nee: de meest geschikte manier is ‘peilen’.
Kunnen en willen Utrechters verantwoordelijkheid krijgen voor deze vraag of dit plan? Of kunnen we die vraag nog eens voorleggen aan Utrechters?
Ja: ga naar vraag 7.
Nee: ga naar vraag 2.
Kunnen we en mogen we binnen de vastgestelde kaders alles inhoudelijk aan de Utrechter overlaten?
Ja: ga naar vraag 8.
Nee: ga naar vraag 9.
Hebben Utrechters ondersteuning (subsidie, ruimte of spullen) nodig en is daar geld voor te vinden?
Ja: de meest geschikte manier is ‘overheidsmiddelen’.
Nee: de meest geschikte manier is ‘Utrechter aan zet’.
Is het mogelijk om met inzet van de gemeente de verantwoordelijkheid te laten groeien en is daar tijd en geld voor te vinden?
Ja: ga naar vraag 10.
Nee: ga naar vraag 2.
Is het nodig dat de gemeente een deel van de verantwoordelijkheid op zich neemt?
Ja: de meest geschikte vorm is ‘samen aan zet’.
Nee: de meest geschikte vorm is ‘overheidsparticipatie’.
Bekijk een afbeelding van dit schema
Het kompas is gemaakt om samen met ambtenaren en Utrechters het gesprek aan te gaan over de geschikte manier(en) om samen te werken voor een bepaalde fase. Als je uitkomt op een bepaalde manier betekent het niet dat dit de enige manier is die geschikt is. U kunt hulp vragen via samenstadmaken@utrecht.nl.
Vertrouwen als basis voor samenwerken
Samen stad maken is niet nieuw. Dat doet de gemeente al jaren. Maar niet altijd met succes. Daarom hebben we aan veel Utrechters en Utrechtse organisaties de volgende vragen gesteld:
- Wanneer ging de samenwerking met de gemeente goed? En waarom ging het goed?
- Wanneer ging de samenwerking niet goed? En waar lag dat dan aan?
We kregen terug dat een goede samenwerking begint met vertrouwen van 2 kanten. Om elkaar te vertrouwen, is het nodig dat je elkaar leert kennen en dat je meer over elkaar te weten komt. Van daaruit kun je gaan samenwerken. Je spreekt uit wat je van elkaar verwacht, bent eerlijk in wat wel en niet kan en bepaalt wie uiteindelijk de beslissing neemt. We zullen het niet altijd met elkaar eens zijn. Er zijn veel Utrechters, dus ook veel verschillende wensen en ideeën. Maar we moeten wel kunnen uitleggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Houding en gedrag van de gemeente
Bij de samenwerking met de stad gebruiken we de volgende uitgangspunten voor onze houding en ons gedrag.
Transparantie is de eerste voorwaarde voor het verbeteren van de samenwerking. Daarmee bedoelen we dat we duidelijk zijn in wat het doel is, wat ieders rol is en wat de voorwaarden zijn. We leggen onze besluiten en processen altijd uit. En we geven aan wat we wel en niet gedaan hebben met de informatie die Utrechters ons geven.
Open en eerlijk betekent ook dat we het gesprek in de stad niet starten met een oplossing. We starten open, laten zien wat we al weten op basis van cijfers en eerdere onderzoeken, stellen (aanvullende) vragen en werken vervolgens oplossingsgericht samen met Utrechters. Dit betekent dat we de samenwerking eerder starten dan nu soms het geval is. Namelijk voordat er een inhoudelijke oplossing of een plan ligt.
Maar open en eerlijk betekent nog meer. We laten onszelf als mens zien. Daarbij hoort dat we ons gevoel laten zien, dat we kwetsbaar kunnen zijn en dat we ons kunnen voorstellen hoe het voor een ander is. We verschuilen ons niet achter regels en richtlijnen. We gebruikengeen onduidelijke taal. Zo verkleinen we de afstand tot de ander.
Natuurlijk zijn er grenzen aan open en eerlijk zijn; regels en wetten zorgen voor bescherming van Utrechters en stellen grenzen aan onze openheid. Denk bijvoorbeeld aan de AVG, de wet die de privacy regelt. Open en eerlijk zijn is natuurlijk nooit een excuus om anderen te kwetsen en om alles wat we denken zomaar te zeggen. Dat is ook een grens die we bewaken. Verder stelt de gemeenteraad voorwaarden. Ook die voorwaarden geven grenzen aan waarbinnen we het gesprek kunnen voeren.
Meer verantwoordelijkheid voor Utrechters vraagt van ons om ruimte en vertrouwen te geven. Het vraagt loslaten en accepteren dat het anders kan gaan dan wij zelf in gedachten hadden. Wij weten niet alles beter.
We werken niet alleen voor Utrechters, maar we werken ook samen met Utrechters. Dat betekent dat we een plan niet overnemen van Utrechters als zij er zelf mee aan de slag willen. Voor een goede samenwerking is vertrouwen van beide kanten nodig. Vertrouwen krijgen, begint met vertrouwen geven.
Ook hier zijn grenzen aan: het uitgangspunt is vertrouwen en dat gaat samen met gezond verstand en zakelijkheid. Als wij of anderen vertrouwen beschadigen, dan moeten we daar open en eerlijk over zijn en daar ook naar handelen. We blijven het algemeen belang zien. We weten dat er veel verschillende wensen zijn, van Utrechters en van de gemeente.
Open en eerlijk zijn en vertrouwen geven, vraagt ook lef. Goede samenwerking vraagt soms durven loslaten en soms juist durven reageren op signalen. Niet alleen luisteren, maar er ook wat mee doen. Durven vernieuwen en nieuwe vormen uitproberen.
Lef betekent ook een grens durven trekken. Dat kan gaan om een inhoudelijke grens, bijvoorbeeld uitgangspunten die door de raad vastgesteld zijn, een wettelijke grens of een besluit dat al genomen is. Helderheid over deze grenzen zorgt voor helderheid in verwachtingen van beide kanten.
Maar het kan ook gaan om een meer persoonlijke grens in de samenwerking. Bijvoorbeeld een grens als iemand steeds bozer wordt en zich agressief gedraagt naar onze collega’s. Wij zien dat hierdoor steeds meer ambtenaren angst en onveiligheid ervaren bij het samenwerken met Utrechters. Dit staat een goede samenwerking in de weg. Het is aan ons als college en aan de raad om ook hierin een grens te trekken. En om ervoor te zorgen dat onze ambtenaren zich altijd veilig kunnen voelen in hun werk.
Wat we bedoelen met ‘iedereen kan meedoen’ staat in onze beleidsnota ‘Inclusie en diversiteit, tot je recht komen’. Er staat ook in wat we hiervoor doen. Bij het samenwerken met Utrechters zijn we sociaal gevoelig. We zijn ons bewust van onze vooroordelen en van de voordelen van onze situatie. We zijn nieuwsgierig naar de verschillende kanten van een probleem. We doen moeite om ons in te leven in wat anderen ervaren. We zijn ons bewust van de ongelijke situatie in de samenwerking. Voor het bereiken van verschillende Utrechters stoppen we meer energie in groepen die achterblijven. Zo hebben die groepen meer gelijke kansen.
We doen extra moeite om degene voor wie we het doen (de gebruiker) actief te betrekken en op die manier het geluid te horen dat soms nog niet gehoord is. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van woningbouw niet alleen naar omwonenden luisteren, maar minstens net zo veel naar de toekomstige bewoners. Of bij plannen voor toegankelijkheid juist naar de mensen luisteren die lichamelijke of geestelijke ontoegankelijkheid ervaren.
Er is ook een andere vorm van geluid dat niet gehoord wordt. Sommige Utrechters weten ons heel goed te vinden, maar voor andere Utrechters is het lastig om hun stem te laten horen. Bijvoorbeeld omdat het onderwerp ingewikkeld is of niet goed wordt uitgelegd. Of omdat ze zich niet aangesproken voelen. Niet iedereen kan en wil meedoen in een proces van meedenken en meedoen. En niet iedereen kan zelf verantwoordelijkheid op zich nemen. Dit vraagt van ons dat wij onze taal en vorm aanpassen om zo een bredere groep Utrechters te bereiken. De gemeenteraad krijgt dan een beter beeld van de verschillende wensen. En die kan daarmee een betere afweging van belangen maken. We hebben daarbij vooral ook aandacht voor jongeren onder de 18. Zij mogen namelijk nog niet stemmen bij verkiezingen. Maar veel besluiten zijn wel belangrijk voor hun toekomst.
Mensen kunnen ons alleen zien en in contact met ons komen als we veel meer het stadskantoor uit gaan. We maken contact op de plek in de stad waar het beleid of de uitvoering over gaat. Bijvoorbeeld in een winkelcentrum, een buurthuis, een sportkantine of op straat. En niet alleen wijkadviseurs of collega’s van Stadsbedrijven, maar bijvoorbeeld ook projectleiders en beleidsadviseurs. Voor het college van burgemeester en wethouders betekent dit bijvoorbeeld vaker met Utrechters op straat of in hun buurt in gesprek gaan en zo meer verschillende meningen horen.
Zoveel mogelijk maken we plannen ter plekke (met ‘de tekentafel’ de wijk in). Maar we zoeken ook het contact op als er geen plannen voor de buurt zijn. Bijvoorbeeld om te horen wat voor buurtbewoners belangrijk is. Dit zorgt ervoor dat je al met elkaar in gesprek kunt zijn voordat een probleem ontstaat of uit de hand loopt. En dat je elkaar ook sneller vindt als het wel nodig is. We noemen dit meer buurt- en wijkgericht werken.
Nu is er vaak het gevoel dat hier geen tijd voor is. Omdat we gericht zijn op het eindresultaat of op een project. Terwijl er in de omgeving meer aan de hand is. Daarom moeten we meer met Utrechters bespreken wat nu eigenlijk het probleem of de vraag is. Naar elkaar luisteren, echt de moeite doen om elkaar te begrijpen, zeggen wat je goed vindt gaan. Dat leidt tot meer contact en tot duurzamere oplossingen. Daarbij houden we rekening met alle onderwerpen die met elkaar te maken hebben. Dat maakt samenwerken voor ons en voor Utrechters interessanter en handiger.
We willen veel meer Utrechters bereiken. Daarom stoppen we energie in onze contacten met personen die zelf veel contact hebben met mensen die we moeilijk bereiken. Of we maken gebruik van contacten die we al hebben. Dit zijn vaak de mensen die contact kunnen leggen tussen de Utrechters en de overheid. Stichting Sleutelpersonen is hier een mooi voorbeeld van.
We moedigen Utrechters aan om met elkaar in gesprek te gaan en er voor elkaar te zijn. Een mooi voorbeeld is het Burgerberaad. We brachten bijna 100 verschillende Utrechters in de leeftijd van 14-99 jaar bij elkaar. Er ontstonden in 5 bijeenkomsten waardevolle adviezen aan de raad over de viering van de jaarwisseling in Utrecht. Het Burgerberaad levert ook extra resultaat op. Namelijk nieuwe vriendschappen, samenwerkingen tussen Utrechters onderling, contact met en begrip voor Utrechters buiten de eigen bubbel, meer begrip voor het werk van de gemeente en politie, groter vertrouwen in de kracht van de stad en elkaar.
Samenwerken met de stad is iedere keer anders. Dat komt omdat elke vraag en elk probleem anders is, en er steeds andere Utrechters betrokken zijn. Ook is de vorm van samenwerking niet altijd hetzelfde en de rol van de gemeente niet. Samen stad maken is doen, dingen uitproberen, leren van ‘wat werkt wel en wat werkt niet?’ We vragen dan ook altijd om feedback van de Utrechters met wie we samenwerken. Feedback op de samenwerking en of het plan of de uitvoering echt aansluit bij dat wat we wilden verbeteren. En of de mensen voor wie we het doen, tevreden zijn. We delen ervaringen en leren van elkaar en met elkaar. We benutten dan ook alle 3 soorten van kennis die we met elkaar te bieden hebben: ervaringskennis, professionele kennis en wetenschappelijke kennis. We kunnen samenwerking nooit van te voren helemaal plannen of beschrijven. We sturen samen bij tijdens het proces als dat nodig is.
We leren ook door veel meer gebruik te maken van de informatie die er al is. Zoals signalen van inwoners en uitgevoerde onderzoeken. Zo benaderen we elke kwestie beter voorbereid en vragen we mensen niet meer naar informatie die er al is, waarmee we laten zien dat we ons hebben verdiept. We delen deze informatie actief met anderen. Zo onderstrepen we de eigen kennis van ons vak en maken we de samenwerking met de stad handiger.
Werken volgens deze 6 uitgangspunten voor houding en gedrag is best een verandering. We hebben er lef en tijd voor nodig. We werken er naartoe, door te doen. Het gaat vast nog niet altijd en overal goed. Zolang we blijven leren van onze fouten, wordt de samenwerking steeds beter.
