Persoonsgegevens in Woo-verzoeken

We hebben afspraken gemaakt over het wel of niet openbaar maken van persoonsgegevens.

De afspraken zijn verdeeld in 4 groepen:

A. Gegevens van burgers

B. Gegevens van bedrijven en andere organisaties

C. Gegevens van medewerkers en bestuurders van de gemeente Utrecht

D. Gegevens op foto’s

U ziet om welk gegevens het gaat. Dit is bijvoorbeeld naam, straat of huisnummer.

  • De L betekent dat dit gegeven Leesbaar blijft.
  • De O betekent dat dit gegeven Onleesbaar wordt.

Er staat een uitleg bij met waarom dit leesbaar of onleesbaar is.

A. Burgers

Welke gegevens zijn (on)leesbaar?
Wat
 
Leesbaar of
onleesbaar
Uitleg
 
NaamONamen maken we onleesbaar. Behalve als algemeen bekend is om wie het gaat, bijvoorbeeld als de schrijver van een boek iets over dat boek vertelt.
CorrespondentieadresOMet het correspondentieadres kan iemand contact zoeken door een brief te sturen.
Privé e-mailadres/Privé telefoonnummerOIn een privé e-mailadres staat meestal iemands naam. Ook zorgen we er zo voor dat vreemden iemand niet mailen.
HandtekeningOZo houden we misbruik tegen.
ParaafOZo houden we misbruik tegen.
BSNOHet is verboden dit openbaar te maken.
Medische en strafrechtelijke gegevensOAls door de omschrijving duidelijk is om wie het gaat maken we die onleesbaar.
Informatie over aanwezige zorgvoorzieningenODit gaat vaak over medische gegevens. Als door de omschrijving duidelijk is om wie het gaat maken we die onleesbaar.
Kopieën van identiteitsbewijzen, diploma’s, enzovoortsOOm misbruik tegen te gaan verwijderen we naam, handtekening en geboortedatum.
Kadastrale aanduidingen, straatnamen en huisnummers van gronden of panden in teksten (geen contactgegevens)LDit gaat niet om mensen maar om een gebouw of een stuk grond
Omschrijvingen van iemand zoals beroep of functieOIn combinatie met de straatnaam weet u snel over wie het gaat.
Wapennummers of andere registratienummers die op personen betrekking hebbenOZo weet u snel over wie het gaat.
ekeningafschrift (tenaamstelling, nummer en omschrijving betalingen)ODit is privé.
Omschrijving van iemand die een melding heeft gedaan (bijvoorbeeld over overlast)OZo weet u snel over wie het gaat (bijvoorbeeld in een melding over een bedrijf staat: ‘dat een buurvrouw het gemeld heeft.’
IP-adresOZo voorkomen we misbruik.

B. Bedrijven en andere organisaties

Welke gegevens zijn (on)leesbaar?
WatLeesbaar of onleesbaarUitleg
Namen van bedrijven, stichtingen, verenigingen, kerkgenootschappen en andere organisaties zoals bewonerscomité, buurtgroepLDit zijn namen van organisaties. Dit zijn geen persoonsgegevens.
Naam van eenmansbedrijfODit is net zo persoonlijk als iemands naam. Het gaat hier bijvoorbeeld om ‘Schildersbedrijf Jan de Wit’ met als zzp-er/enig personeelslid Jan de Wit.
Algemene contactgegevens bedrijf (adres, e-mail, telefoon)LDeze gegevens zijn niet persoonlijk.
Directe contactgegevens medewerkers of functionarissen van rechtspersonen, zoals directe doorkiesnummers of 06-nummersODit is persoonlijk.
KvK-nummerLDit is openbare informatie uit het Handels-register en iedereen kan dat opvragen.
Btw-nummerO/LOnleesbaar als het eindigt op B01, want het nummer bevat dan het BSN en dat is geheim. Anders is het btw-nummer leesbaar.
Naam en functie van medewerkersO/LAltijd onleesbaar. Behalve de naam van de tekenaar of architect op een bouwtekening, vanwege hun auteursrecht.
Namen en functie van directeuren en bestuurdersLDit is openbare informatie uit het Handelsregister.
HandtekeningOZo houden we misbruik tegen. Alleen als de handtekening nodig is voor de waarde van het document (bijvoorbeeld bij een accountantsverklaring) maken we de handtekening slechts gedeeltelijk onleesbaar.
Paraaf vertegenwoordiger/contactpersoon/bestuurder/directeurOParafen voegen niets toe. Een gedeeltelijke handtekening is voldoende.
Vermelding dagen aanwezig bij contactgegevens, zoals onderaan een e-mail O/LBij grote organisaties kun je dit leesbaar laten. Bij kleine niet omdat u dan soms weet om wie het gaat.
RekeningnummerOZo voorkomen we misbruik.

C. Medewerkers en bestuurders gemeente

Welke gegevens zijn (on)leesbaar?
WatLeesbaar of onleesbaarUitleg
Naam en werkgegevens van personen die namens de gemeente naar buiten treden: college, voorlichters en leidinggevendenLBijvoorbeeld wethouders, burgemeester, gemeenteraadsleden, Kamerleden, persvoorlichters, leidinggevenden, ambtenaren.
Werkgegevens: naam van het organisatieonderdeel, een groepsmailadres en een algemeen doorkiesnummer van het secretariaat of algemene nummers die op de gemeentelijke website staan.
Naam en werkgegevens van medewerkers die niet namens de gemeente naar buiten tredenO/LHet gaat bijvoorbeeld om adviseurs, beleidsmedewerkers, projectleiders, secretaresses, toezichthouders, controleurs, politieambtenaren en administratieve medewerkers. Ook als ze op de website van de gemeente of LinkedIn staan, beschermen we hun privacy. De namen en werkgegevens van deze mensen maken we onleesbaar. Hun functie mag leesbaar blijven als er meer dan 10 mensen zijn met die functie.
Privégegevens van medewerkers of bestuurdersOPrivégegevens van een medewerker of bestuurder in documenten, zoals het mailadres, het privé-adres, bankrekeningnummer of privé 06-nummer, zijn privé. Ook privé-informatie, zoals over een vakantie of kinderen, maken we onleesbaar.
Handtekening van burgemeester en wethouders, of van ambtenaren namens het collegeLHandtekeningen van ambtenaren, bijvoorbeeld bij de ondertekening van een contract of besluit, maken we gedeeltelijk leesbaar. Zo weet u wel dat een document ondertekend is en gaan we ook misbruik tegen.
Overige handtekeningenODit is privé en niet noodzakelijk. Zo gaan we misbruik tegen.
Namen van leden van een (onafhankelijke) bezwaarcommissie, welstandscommissies en soortgelijke commissiesLZittingen van deze commissies zijn meestal openbaar of namen staan gepubliceerd op de website. Andere persoonsgegevens dan namen maken we onleesbaar.
Vermelding dagen aanwezig bij contactgegevens, zoals onderaan een e-mailLMet zoveel ambtenaren weet u niet over wie het gaat. Dat kan anders zijn als iemand bijvoorbeeld werkt op een wijkbureau. Dan is het goed om deze gegevens onleesbaar te maken.

D. Gegevens op foto’s

Welke gegevens zijn (on)leesbaar?
WatLeesbaar of onleesbaarUitleg
Personen herkenbaar in beeldODit is privé.
Personen op afstandLAls u ze niet meer kunt herkennen.
KentekensOZo weet u om wie het gaat.

Hulp en contact Woo-verzoeken

Telefoon

14 030

E-mail

woo@utrecht.nl