Organiseert uw stichting of vereniging activiteiten die binnen de Cultuurnota 2025-2028 passen? Dan kunt u subsidie aanvragen. Dat kan van 1 december 2023 9.00 uur tot en met 31 januari 2024 17.00 uur.
U kunt deze subsidie niet meer aanvragen.
We vinden het belangrijk dat u van tevoren weet hoe u de aanvraag doet. En hoe de adviescommissie uw aanvraag beoordeelt. Lees de informatie op deze pagina goed door.
Zorg dat u klaar bent voor uw aanvraag
U kunt de subsidie vanaf 1 december 2023 aanvragen. Dit kunt u nu alvast doen om uw aanvraag voor te bereiden:
U kunt uw aanvraag alleen doen met eHerkenning. Uw eHerkenning moet betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger hebben. Hebt u nog geen eHerkenning? Vraag dit op tijd aan. Lees meer over eHerkenning.
Begin op tijd met het meerjarenbeleidsplan en de meerjarenbegroting. Op deze pagina vindt u uitleg waar het plan en de begroting aan moeten voldoen. Het is belangrijk dat de adviescommissie genoeg informatie heeft om uw aanvraag te beoordelen.
Krijgt uw organisatie geen subsidie vanuit de cultuurnota 2021-2024? En heeft de adviescommissie dit jaar nog geen activiteiten van uw organisatie bezocht? Neem contact op met cultuurnota2025-2028@utrecht.nl als u in 2023 nog activiteiten organiseert. Dan doen we ons best om iemand vanuit de adviescommissie te laten bezoeken. En wordt het verslag van het bezoek meegenomen bij de beoordeling van uw aanvraag.
Waar is de subsidie voor?
In de Cultuurnota 2025-2028 ‘Kleur bekennen’ staan de uitgangspunten, ambities en doelen voor de Utrechtse culturele sector in de aankomende jaren. Deze subsidie is voor organisaties die hieraan bijdragen.
Voorwaarden
Uw organisatie is een stichting of vereniging.
Uw organisatie draagt actief bij aan de Utrechtse culturele sector.
Uw organisatie voerde de afgelopen 3 jaar, met een goede bedrijfsvoering, activiteiten uit in de culturele sector.
Is uw nieuwe organisatie ontstaan uit meerdere organisaties? Dan voerde in ieder geval een van de organisaties de afgelopen 3 jaar, met een goede bedrijfsvoering, activiteiten uit in de culturele sector.
U vraagt het subsidiebedrag aan dat u nodig denkt te hebben. De subsidie is voor organisaties die minimaal € 20.000 per jaar nodig hebben. Hebt u minder dan € 20.000 nodig per jaar? Dan kunt u een andere subsidie aanvragen. Denk aan de Tweejarige subsidie, de Projectsubsidie of de Impulssubsidie.
Wat stuurt u mee?
Uw aanvraag bestaat uit:
Een volledig ingevuld aanvraagformulier. Bekijk hieronder wat u kunt verwachten.
Meerjarenbeleidsplan. Bekijk hieronder wat erin moet staan.
Meerjarenbegroting. In de begroting staan evenveel inkomsten als kosten. Bekijk hieronder wat erin moet staan.
Toelichting op de meerjarenbegroting voor de periode 2025-2028. Bekijk hieronder wat erin moet staan.
Jaarverslag en de jaarrekening 2022, inclusief de cijfers 2021.
Kopie bankafschrift met IBAN. Wij maken de subsidie over naar dit rekeningnummer.
Kopie uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel. Niet ouder dan 3 maanden.
Kopie statuten van de organisatie.
Eventueel: maximaal 5 A4 aan extra bijlagen, zoals beeldmateriaal. Dit is extra informatie voor de adviescommissie. Maar dit is niet noodzakelijk voor de beoordeling van uw aanvraag.
Hebt u een relatie met een andere organisatie? Hebt u bijvoorbeeld invloed op de uitgaven van deze organisatie? Of invloed op de benoeming van bestuursleden? Stuur dan voor deze organisatie ook de laatste 3 bijlagen mee. Meer informatie leest u in de Algemene Subsidieverordening.
Het formulier bestaat uit verschillende onderdelen die u tussendoor kunt opslaan:
Controle op aanvraag. U krijgt een aantal vragen om te controleren of u aan de voorwaarden van de subsidie kunt voldoen.
Gegevens over de aanvraag. U vult in hoeveel subsidie u nodig hebt voor de periode 2025-2028. En u kiest ook welke thema’s het meest bij uw organisatie passen.
Informatie over de organisatie. U vult hier alle gegevens in van uw organisatie. Zoals uw missie, visie, doel, hoeveel personeel en de jaarrekening 2022 met cijfers 2021.
Meerjarenbeleidsplan. Hier meldt u of u in uw meerjarenbeleidsplan in bent gegaan op de eisen voor de drie codes (Governance Code Cultuur, Code Diversiteit en Inclusie en de Fair Practice Code). Bij dit onderdeel uploadt u uw meerjarenbeleidsplan 2025-2028.
Meerjarenbegroting en dekkingsplan. U vult hier een verkorte versie in van uw meerjarenbegroting. Zodat de adviescommissie de informatie van alle aanvragers op dezelfde manier krijgt. Bij dit onderdeel uploadt u ook uw eigen meerjarenbegroting en dekkingsplan en de toelichting op de meerjarenbegroting en dekkingsplan.
U beschrijft wat uw organisatie van plan is in de periode 2025-2028. Hiervoor schrijft u een artistiek-inhoudelijk plan, met een meerjarenvisie en uw doelstellingen. In het plan legt u uw activiteiten en werkwijze uit.
In uw plan staan in ieder geval de volgende onderwerpen. U kunt ook andere onderwerpen toevoegen die voor u van belang zijn.
Missie, visie en ambities
Beschrijf de missie, visie en hoofddoelstelling van uw organisatie.
Beschrijf uw ambities voor de periode 2025-2028. Hoe passen deze bij de activiteiten die uw organisatie vanaf januari 2021 uitvoerde? Denk bijvoorbeeld aan: wat wilde u in die periode bereiken? Wat zijn de eerder gehaalde resultaten, zowel artistiek, organisatorisch als financieel? Welke doelstellingen of activiteiten zijn (nog) niet gehaald en waarom? Wat ging goed en wat kan beter?
Governance Code Cultuur
Heeft uw organisatie een onafhankelijk bestuur of raad van toezicht?
U geeft een overzicht van de organisatiestructuur
U geeft een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur, de directie en van medewerkers
Wat is binnen uw organisatie het beleid voor een veilige werkomgeving?
Code Diversiteit en inclusie
U geeft 3 realistische doelstellingen voor de eigen organisatie die passen bij de Code Diversiteit & Inclusie.
Fair Practice Code
U legt uit hoe u de hoogte van salarissen en tarieven bepaalt.
Duurzaamheid
We verwachten dat culturele instellingen duurzame keuzes maken en hier een voorbeeld in zijn voor anderen. Geef aan hoe uw organisatie hierover denkt en wat u doet aan duurzaamheid. Welke ambities hebt u voor medewerkers, bezoekers en makers op het gebied van duurzaamheid? De ambities zijn concreet en meetbaar. Denk aan:
keuzes op het gebied van vervoer (verminderen van het aantal autoritten en vliegreizen)
Het Ministerie van OCW wil weten wat uw wensen zijn om de culturele sector duurzamer te maken. Wilt u de vragenlijst invullen? Uw antwoorden hebben géén gevolgen voor uw aanvraag. De resultaten worden alleen gebruikt om beter beleid te maken.
Beschrijf uw voornemens voor het eerste jaar (2025) zo duidelijk mogelijk. Is 2025 hiervoor niet handig? Bijvoorbeeld door een verhuizing of een verbouwing? Kies dan een ander jaar dat wel goed laat zien wat uw organisatie doet.
We verwachten een uitgewerkt plan. Uw plan kan gaan over de volgende onderwerpen. U mag zelf ook andere onderwerpen toevoegen.
Beschrijf de precieze activiteiten, hoeveel mensen er nodig zijn en informatie over de bedrijfsvoering.
Beschrijf de betekenis die uw organisatie heeft voor bewoners en bezoekers van Utrecht. Beschrijf ook de (verwachte) impact van uw organisatie op de doelgroep. Deze doelgroep omschrijft u zelf. Dit geeft inzicht in de betekenis voor het culturele (maak)klimaat. Zo maakt u uw rol duidelijk in het geheel van organisaties en voorzieningen die een bijdrage levert aan het culturele aanbod in Utrecht.
Hoe u uw organisatie bestuurt en beheert past bij het soort en aantal activiteiten. Beschrijf dit. Geef bijvoorbeeld informatie over:
personeelsbeleid (bent u aangesloten bij een cao?)
uitleg over de gekozen financieringsmix
uitleg over de (gewenste) hoogte van het eigen vermogen
het beleid voor salarissen 2025-2028 (of in de toelichting bij de meerjarenbegroting).
Toegankelijkheid
Iedereen moet toegang hebben tot kunst en cultuur. Toegankelijkheid gaat ook over je thuis voelen en welkom zijn, als bezoeker en als werknemer. We vragen u kritisch te kijken naar uw eigen toegankelijkheid in de breedste zin van het woord. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken.
Ook mensen met weinig geld moeten kunst en cultuur kunnen bezoeken of beoefenen.
Gebouwen en voorzieningen moeten toegankelijk zijn voor mensen met een beperking.
Niemand mag op grond van uiterlijke kenmerken of geaardheid de toegang geweigerd worden bij de deur.
Ook gebrek aan informatie, kennis of bereikbaarheid kan een beperking zijn.
Houdt uw organisaties zich bezig met cultuureducatieve activiteiten (op welke manier dan ook)? Dan kunt u deze activiteiten meenemen bij uw aanvraag. Dit geldt niet voor activiteiten waar andere subsidies voor zijn, zoals de subsidie Cultuureducatie met Kwaliteit. Deze activiteiten kunt u wel noemen in uw meerjarenbeleidsplan, maar in de begroting en de toelichting daarop laat u zien dat de dekking voor deze activiteiten via de andere subsidie(s) loopt. Zijn er kosten bij deze activiteiten die niet gedekt worden door de andere subsidie? Dan kunt u deze kosten wel meenemen in uw aanvraag van de subsidie Cultuurnota 2025-2028.
Vorm en lengte van meerjarenbeleidsplan
De maximale lengte van het meerjarenbeleidsplan is 20 pagina’s op A4-formaat. Zorg ervoor dat de pagina’s genummerd zijn. Informatie die staat op pagina’s na pagina 20 geven we niet door aan de commissie en wordt niet gebruikt bij de beoordeling.
De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.
Het handigst is om het plan als pdf mee te sturen.
Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.
Het subsidiebedrag over 4 jaar uit uw meerjarenbegroting moet hetzelfde zijn als het subsidiebedrag dat u aanvraagt met het online aanvraagformulier.
De bedragen in de meerjarenbegroting 2025-2028 en het aan te vragen subsidiebedrag zijn gebaseerd op prijspeil 2024.
Houd rekening met kosten voor controle door een accountant. Die kunt u nodig hebben voor de verantwoording van de subsidie.
De totale winst in de periode 2025-2028 moet worden geschat op nul.
De begroting laat de cijfers voor 2025, 2026, 2027 en 2028 zien.
De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.
Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.
Indeling van de meerjarenbegroting
U vult in de meerjarenbegroting de volgende gegevens in. De indeling van de meerjarenbegroting is bepaald met het Ministerie van OCW en de landelijke fondsen.
Gegevens van de instelling
Statutaire naam
Roepnaam
Rechtsvorm
Gevraagd subsidiebedrag over 4 jaar
Gevraagd subsidiebedrag per jaar (gemiddeld)
Kernfunctie
Sector
Exploitatie: baten en lasten (2025-2028 en 2022-2023) Eigen inkomsten:
Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in aantal
Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in fte
Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in aantal
Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in fte
Ingehuurde zelfstandigen/freelancers in aantal
Ingehuurde zelfstandigen/freelancers in uren
Totaal fte
Totaal medewerkers
Vrijwilligers: aantal personen
Vrijwilligers: fte
Huisvesting (2025-2028 en 2023)
Huurlasten per jaar
Overige gebouwgebonden kosten per jaar
Totaal huisvestingslasten per jaar
Aantal m2 (bruto vloeroppervlak)
Aantal bezoekers en deelnemers (2025 en 2023)Spreiding:
Stad Utrecht
Binnenstad
Leidsche Rijn
Noordoost
Noordwest
Oost
Overvecht
Vleuten- De Meern
West
Zuid
Zuidwest
Provincie Utrecht (excl. stad Utrecht)
Nederland (excl. stad en provincie Utrecht)
Buitenland
Op leeftijd:
Kind (0-12 jaar)
Jongere (13-18 jaar)
Volwassene (19-65 jaar)
Oudere (65+)
Geen specifieke doelgroep
In de toelichting op de meerjarenbegroting staat in ieder geval:
U licht de posten ‘Overige directe inkomsten’, ‘Indirecte inkomsten’ en ‘Private middelen - private fondsen’ toe. Krijgt u meer dan 1 subsidie? Dan licht u ook de post(en) onder Totaal Subsidies toe.
U geeft een overzicht van andere subsidieaanvragen die u heeft gedaan. En licht toe wat daarvan de stand van zaken is.
U geeft inzicht in de kosten van uw gebouw(en), zoals afschrijving van het gebouw, onderhoud en overige kosten zoals beheer, WOZ of verzekeringen.
U onderbouwt uw schatting van het aantal personeel (in fte) voor 2025.
U maakt een analyse van de verschillen (in verwachte inkomsten, uitgaven, omvang personeel en huisvestingskosten) tussen 2023 en 2025. Verschillen van meer dan 20% per post, legt u uit.
Vorm en lengte van de toelichting op meerjarenbegroting
De maximale lengte van de toelichting op de begroting is 5 pagina’s op A4-formaat. Zorg ervoor dat de pagina’s genummerd zijn.
De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.
Het handigst is om het plan als pdf mee te sturen.
Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.
Aanvragen
Deze subsidie kunt u niet meer aanvragen.
Na uw aanvraag
We behandelen alleen aanvragen die op tijd en volledig zijn. Voldoet uw aanvraag aan de eisen? Dan leggen we deze voor aan de adviescommissie. In juli wordt het besluit van het college bekend. Uiterlijk 31 december 2024 krijgt u een brief met het besluit. U krijgt tussen 1 februari en het collegebesluit in juli geen informatie over de voortgang.
Beoordeling
De adviescommissie beoordeelt uw aanvraag volgens de voorwaarden en manier die in de Cultuurnota 2025-2028 staan. Is het oordeel van de commissie positief? Dan geeft zij ook een advies over de hoogte van de subsidie.